Implementar mi proyecto de automatización (RPA) y no morir en el intento!

Llegó el momento clave, ya analizaste ampliamente el state of the art en RPA, y lograste finalmente convencer al directorio de dar el primer paso… ¿y ahora? ¿Por dónde comienzas? Una vez en la cancha, alejado de la mera teoría vas a necesitar consejos prácticos orientados a resultados. Si bien para cada negocio particular habrá un punto de partida más conveniente, hay principios que aplican como “máximas” en distintos escenarios. Un primer approach recomendable es no discriminar ningún departamento a la hora de definir la primera incursión en RPA, lo importante es obtener una victoria temprana haciendo pruebas de concepto que permitan evaluar el impacto de la solución. Dentro de la rutina de nuestros colaboradores hay tareas que realizan mediante las cuales no están generando valor por el aprovechamiento de su talento y sus capacidades, que son simplemente administrativas y dan estabilidad en el día a día a la empresa. Esta carga de trabajo monótona, que no solo subutiliza nuestros recursos humanos sino que los aliena, es un excelente candidato para una primera experiencia en automatización, siempre y cuando se tenga un entendimiento realista del rendimiento de los empleados y de las áreas de oportunidad en su carga de trabajo.

Entrando más de lleno en materia, si bien hay actividades cuasi-elementales que de manera más que notoria son susceptibles de automatización, es mandatorio mapear los procesos de los que son parte estas tareas para tener un panorama global de cómo se opera realmente. Una vez que tengas identificados tus potenciales puntos de partida, no te dejes llevar por corazonadas. Somete a cada opción a un análisis donde valores dos factores: el tiempo improductivo asociado (que te dará una noción de la escala de impacto) y el esfuerzo necesario para la implementación (para darle dimensión a los recursos empleados para la transición). Aquello que cumpla con la mejor relación entre mayor tiempo improductivo y menor esfuerzo, que a su vez genere beneficio tangible, debe ser tu primer objetivo de automatización. Esto es vital ya que para plantearse una estrategia exitosa en RPA es necesario pensar en el largo plazo, y para que ello sea factible tienes que garantizar una primera experiencia satisfactoria que reafirme la nueva senda en la que se está incursionando.

Ahora hablemos de alcance. Un punto no menos importante a la hora de realizar tu proyecto. Ya sabemos dónde empezar pero la pregunta ahora es hasta donde llegar. Una primera meta muy ambiciosa puede terminar generando que un proyecto sea tortuoso, donde no logremos visualizar el final del túnel y esto juegue con la motivación tanto del equipo como de su entorno. No caigas en la fiebre de la automatización y te desesperes por barrer un proceso por completo en tu primera implementación. Lo más recomendable es que inicies por el nivel más bajo y dividas en fases la automatización. Completar el primer nivel generará la imperiosa necesidad de avanzar con el siguiente y subsiguiente. Date el tiempo para estabilizar la primera fase, recibir feedback de los usuarios finales, hacer un ejercicio de lecciones aprendidas con tu cliente o tu propia organización y así asegurarte de potenciar los resultados de la próxima fase.

Es probable que al leer este post te sientas identificado… ¿Y tú? ¿Cómo transitaste tu primera implementación? ¿Qué cambiarias hoy si tuvieras la oportunidad? Y por último, no te conformes con solamente sobrevivir a la implementación, atrévete a evolucionar!

Escrito por Carlos Andrés Henríquez – CEO Blackfin Corp

10 razones para implementar RPA en tu empresa

La automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés) trae consigo enormes beneficios para el buen desempeño de las empresas en torno a la eficiencia, rapidez y calidad de sus procesos.

10 razones por las cuales todas las empresas deben implementar el modelo de RPA en sus operaciones:

  1. Servicios de mayor calidad y precisión: Principalmente debido a la eliminación de errores humanos. Los robots son programados para que lleven a cabo una metodología estricta, en la cual no hay cabida para que este realice una tarea distinta a la asignada.
  2. Rápida adaptación a nuevos procesos: El robot puede extender, complementar o adicionar nuevos procedimientos en la tarea que le fue asignada.
  3. Reducción de costes: Fundamentalmente por la reducción jornadas de trabajo de un número significativo de personas o su dedicación a tareas de mayor valor pero también por la reducción de errores y problemáticas derivadas.
  4. Aumento de la velocidad: Los robots trabajan con mayor velocidad que los humanos, tanto por la parte motora como por distracciones en su entorno. El robot trabaja sin detenerse y lo hace las 24 horas al día, los 7 días de la semana.
  5. Realización de más de una tarea a la vez: No solo porque los robots son más rápidos que los humanos sino porque, además, se pueden desplegar en paralelo de forma muy sencilla en función de la carga de trabajo y sus diferentes tareas.
  6. Análisis abarcadores: Dado que los robots registran todos los datos necesarios para los posteriores análisis, ese es un proceso que se va haciendo inmediatamente el robot comienza a trabajar, por lo tanto no tiene que realizarse posteriormente.
  7. Escalabilidad: los robots se pueden aumentar o disminuir a voluntad mediante sencillas herramientas de administración, todo dependerá de las exigencias y necesidades de la empresa.
  8. Mayor cumplimiento normativo (Compliance): La RPA permite el seguimiento estricto de procedimientos, eliminación de errores, protección de datos y registro de todos los procesos relevantes de la empresa.
  9. Mayor satisfacción en los colaboradores de la empresa: Debido a que se libera a las personas de grandes cargas de trabajo repetitivo, pudiéndose concentrar en tareas más creativas, valiosas y humanas que les permita mostrar su talento y su valía.
  10. Mejor servicio al cliente: Puesto que los robots pueden trabajar sin descanso todo el día, y liberan a los humanos para que éstos se enfoquen en una mejor atención. La mayor calidad de los servicios también redunda en mayor satisfacción de los clientes.

Cualquier empresa que destine una buena parte del talento humano a tareas repetitivas y que no agregan valor, es el momento de que invierta en la Transformación Digital, específicamente en la automatización robótica de procesos (RPA) debido a que está más que demostrado que las ventajas superan exponencialmente a las desventajas.

¿Por qué es importante la implementación de RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA), es el empleo de tecnología capaz de interactuar con los aplicativos informáticos como si de un humano se tratara.

Tiene como objetivo fundamental la reducción de costes mediante la integración de aplicaciones que sustituyen a los procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse al trabajar de forma repetitiva. 

La implantación de una plataforma RPA conforma una fuerza de trabajo virtual que complementa o puede sustituir al equipo humano, permitiendo que estos puedan desenvolverse en actividades que generen mucho más valor para la empresa y dejando estas tareas en manos del robot.

En la era de la Transformación Digital, las organizaciones requieren la máxima optimización en sus procesos, adaptándose a los nuevos tiempos, evolucionando hacia la vanguardia tecnológica y permitiendo obtener una gestión más eficiente de los procesos.

Otra de las ventajas que ofrece RPA es la reducción de la tasa de errores por escritura manual, dando como resultado un aumento de la productividad, de la eficiencia y de la calidad del trabajo realizado.

RPA aporta grandes beneficios para las organizaciones, debido a que:

  • Reduce los costes de gestión administrativa.
  • Provee seguridad de datos y optimiza recursos.
  • Mejora la rapidez en la gestión de datos.
  • Libera tiempo del talento humano para enfocarse en tareas de mayor valor.
  • Reduce a un 100% los errores operativos.
  • Mejora la calidad de servicio de los clientes.
  • Aumenta la capacidad de adaptarse a nuevos procesos.
  • Mejora la eficiencia de las operaciones en un 60%.
  • Aumenta en un 40% la capacidad instalada y manejo de incremento de demandas.
  • Mantiene la continuidad del negocio en las situaciones críticas.
  • Reduce la inversión y aumenta el retorno.

Otro de los grande beneficios que aporta la RPA, es que los robots pueden estar activos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin que se vea mermado su rendimiento por la continuidad de la actividad y, además, ofrecen una gran flexibilidad para adaptarse al volumen de trabajo o los posibles picos de demanda.

RPA brinda la posibilidad de llevar a las empresas a un nuevo nivel en el cual sus operaciones contarán con la seguridad de su continuidad pese a cualquier factor interno o externo.

En este sentido, la RPA es la opción más inteligente para salvaguardar los procesos operativos de las empresas.

RPA para procesos de Conciliación Bancaria

La Automatización Robótica de Procesos

RPA es una aplicación de software que es capaz de interactuar con diferentes aplicativos informáticos como si de un humano se tratara, para la ejecución de flujos de trabajo.

El robot de software está programado para seguir acciones predeterminadas dentro aplicaciones, por lo tanto, reemplazan la interacción humana en la realización de las actividades dentro de un proceso de negocio. 

Los robots puedes implementarse  de forma atendida, donde el humano inicia la actividad del robot dentro del procesos y luego devuelve el control, donde se programan las acciones que va realizar el robot y comienza a trabajar independientemente.

Esta tecnología permite de forma ágil y eficiente la automatización de procesos y la conformación de una fuerza de trabajo virtual.

A continuación se mostrará el caso de la implementación de RPA en el proceso de conciliación bancaria y los resultados obtenidos.

  1. Ingresa al banco: Ingreso por login en las entidades bancarias para descargar estados de cuenta.
  2. Descargar estados de cuenta: De forma encriptada para resguardo de la información. Convierte la data en el formato determinado para su proceso. Guarda la información en el core de negocios.
  3. Conciliación bancaria: Genera la conciliación bancaria cruzando la información de cuentas por pagar y egresos. Concilia las cuentas de forma automatizada. Genera un archivo del proceso. Configura el presupuesto y genera el archivo de disponibilidad bancaria.
  4. Pago de las obligaciones: Genera el archivo correspondiente para el pago. Ingresa al sistema bancario y adjunta los archivos con la información. Genera archivos con la información de las transacciones rechazadas.

75% En la reducción del tiempo de ejecución del proceso.

50% En reducción del personal humano dedicado al proceso.

100% Automatización en la generación de reportes de conciliación. 

100% En la transferencia y homologación de archivos para el proceso.

0% Errores en la ejecución.

100% Gestión y automatización en multiplicidad de  portales bancarios

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Comienza el camino para a obtener los beneficios de la automatización robótica de procesos (RPA).

  • Reduce los costes de tu empresa.
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  • Crece ágilmente con una fuerza de trabajo virtual.

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El COVID-19, un salto a la tecnología

La presencia del COVID-19 en el mundo ha cambiado nuestras vidas, y esto parece que permanecerá por algún tiempo más, con lo cual hemos tenido que ir asumiendo nuevos procesos de adaptación en nuestra cotidianidad, entre ellos, la ejecución de la tecnología en nuestras vidas, debido a que es, a través de esta, la forma más eficiente de mantenernos conectados con nuestro entorno. Cada vez son más las aplicaciones y softwares que están emergiendo para que las personas puedan realizar sus actividades desde sus hogares, estimulando la campaña preventiva de quedarse en casa. Las empresas, quienes también se han visto afectadas directamente por esta pandemia, ha tenido la necesidad imperante de reformular sus procesos operativos para poder continuar en marcha sus actividades y no verse en la penosa necesidad de detener sus operaciones, o peor aún, de cerrar sus puertas por completo.

Muchos estadistas en el mundo han alertado desde principios de la pandemia de una posible recesión económica si el COVID-19 no es detenido cuanto antes. Sin embargo, muchas empresas han optado por continuar su operatividad desde la modalidad del teletrabajo, pidiendo a sus colaboradores que continúen sus funciones desde sus casas y lleven a cabo las tareas con total normalidad, adaptándose a los nuevos tiempos.

Asimismo, la implementación de procesos robotizados ha sido una solución para aquellos que en una actitud visionaria o mera casualidad, han optado por la automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés) en algunas de sus operaciones. Tareas repetitivas, que no agregan valor al talento humano y requieren de mucho tiempo para su ejecución son las más favorecidas con esta rama de la inteligencia artificial.

Las áreas de atención al cliente en las empresas también han encontrado una solución.  Los Chatbots son una oportunidad eficaz para responder las inquietudes de aquellos que intentan tener una comunicación directa con determinada empresa. Los bots están diseñados y dotados para atender a varias personas al mismo tiempo de forma inmediata, sin errores y con la capacidad de aclarar las inquietudes de los clientes de manera satisfactoria, disminuyendo las incidencias y mejorando la experiencia del cliente.

Por su parte, las plataformas de videollamadas o teleconferencias han sido un gran apoyo para mantener a los responsables de las empresas conectados con sus equipos de trabajo. Lo que alguna vez fue utilizado para llevar a cabo reuniones entre personas ubicadas en diferentes lugares, incluso países, hoy en día sirven perfectamente para mantener a un mismo equipo de trabajo conectado.

Todo pareciera que la pandemia del Coronavirus trae para la humanidad un salto en la tecnología, por lo que no sería sorpresa que nuevas plataformas sigan surgiendo en medio de la era del COVID-19 para ofrecerle a las personas posibilidades para realizar sus actividades cotidianas desde una nueva perspectiva.