Implementar mi proyecto de automatización (RPA) y no morir en el intento!

Llegó el momento clave, ya analizaste ampliamente el state of the art en RPA, y lograste finalmente convencer al directorio de dar el primer paso… ¿y ahora? ¿Por dónde comienzas? Una vez en la cancha, alejado de la mera teoría vas a necesitar consejos prácticos orientados a resultados. Si bien para cada negocio particular habrá un punto de partida más conveniente, hay principios que aplican como “máximas” en distintos escenarios. Un primer approach recomendable es no discriminar ningún departamento a la hora de definir la primera incursión en RPA, lo importante es obtener una victoria temprana haciendo pruebas de concepto que permitan evaluar el impacto de la solución. Dentro de la rutina de nuestros colaboradores hay tareas que realizan mediante las cuales no están generando valor por el aprovechamiento de su talento y sus capacidades, que son simplemente administrativas y dan estabilidad en el día a día a la empresa. Esta carga de trabajo monótona, que no solo subutiliza nuestros recursos humanos sino que los aliena, es un excelente candidato para una primera experiencia en automatización, siempre y cuando se tenga un entendimiento realista del rendimiento de los empleados y de las áreas de oportunidad en su carga de trabajo.

Entrando más de lleno en materia, si bien hay actividades cuasi-elementales que de manera más que notoria son susceptibles de automatización, es mandatorio mapear los procesos de los que son parte estas tareas para tener un panorama global de cómo se opera realmente. Una vez que tengas identificados tus potenciales puntos de partida, no te dejes llevar por corazonadas. Somete a cada opción a un análisis donde valores dos factores: el tiempo improductivo asociado (que te dará una noción de la escala de impacto) y el esfuerzo necesario para la implementación (para darle dimensión a los recursos empleados para la transición). Aquello que cumpla con la mejor relación entre mayor tiempo improductivo y menor esfuerzo, que a su vez genere beneficio tangible, debe ser tu primer objetivo de automatización. Esto es vital ya que para plantearse una estrategia exitosa en RPA es necesario pensar en el largo plazo, y para que ello sea factible tienes que garantizar una primera experiencia satisfactoria que reafirme la nueva senda en la que se está incursionando.

Ahora hablemos de alcance. Un punto no menos importante a la hora de realizar tu proyecto. Ya sabemos dónde empezar pero la pregunta ahora es hasta donde llegar. Una primera meta muy ambiciosa puede terminar generando que un proyecto sea tortuoso, donde no logremos visualizar el final del túnel y esto juegue con la motivación tanto del equipo como de su entorno. No caigas en la fiebre de la automatización y te desesperes por barrer un proceso por completo en tu primera implementación. Lo más recomendable es que inicies por el nivel más bajo y dividas en fases la automatización. Completar el primer nivel generará la imperiosa necesidad de avanzar con el siguiente y subsiguiente. Date el tiempo para estabilizar la primera fase, recibir feedback de los usuarios finales, hacer un ejercicio de lecciones aprendidas con tu cliente o tu propia organización y así asegurarte de potenciar los resultados de la próxima fase.

Es probable que al leer este post te sientas identificado… ¿Y tú? ¿Cómo transitaste tu primera implementación? ¿Qué cambiarias hoy si tuvieras la oportunidad? Y por último, no te conformes con solamente sobrevivir a la implementación, atrévete a evolucionar!

Escrito por Carlos Andrés Henríquez – CEO Blackfin Corp